Como escolher o melhor prontuário eletrônico (PEP) para consultórios

O prontuário eletrônico deixou de ser “tendência de tecnologia” e virou parte da base de qualquer consultório bem organizado. Ele concentra histórico clínico, exames, prescrições, imagens e toda a linha do tempo do paciente em um único lugar, com muito mais segurança do que pilhas de papel.

Ao mesmo tempo, a rotina da saúde ficou cada vez mais móvel. Muitos médicos fazem anotações direto no celular, acessam o histórico entre um plantão e outro e prescrevem à distância. Por isso, escolher o prontuário eletrônico ideal para seu consultório exige olhar com atenção para a experiência no mobile, não só para o computador.

Neste guia, você vai entender o que avaliar em um PEP, quais recursos são essenciais para o dia a dia, como testar a usabilidade no celular e ver exemplos de alguns dos prontuários eletrônicos mais conhecidos no Brasil.

1. O que é um prontuário eletrônico (PEP) e por que ele importa

O prontuário eletrônico é a versão digital do prontuário em papel. Ele reúne todas as informações clínicas e administrativas do paciente em um sistema, com registros estruturados, campos personalizados, anexos, prescrições, imagens e histórico em ordem cronológica.

Na prática, o PEP é o coração do consultório digital. Ele conversa com agenda, faturamento, teleconsulta, prescrição eletrônica e relatórios de gestão. Em vez de cada dado ficar espalhado, tudo passa a viver em um único ecossistema, mais seguro e integrado.

Além disso, um PEP bem configurado facilita a conformidade com a LGPD e com as normas do Conselho Federal de Medicina, desde que o sistema siga requisitos de segurança, controle de acesso e rastreabilidade.

2. Principais benefícios do PEP para consultórios

Adotar um prontuário eletrônico traz ganhos clínicos e operacionais que aparecem já nas primeiras semanas. Entre os principais benefícios:

• Acesso rápido ao histórico: antes de o paciente entrar na sala, você já enxerga alergias, doenças crônicas, medicações em uso e exames recentes.
• Melhor tomada de decisão: evoluções bem registradas e exames organizados ajudam a comparar respostas a tratamentos e reduzir erros.
• Redução de papel: laudos, imagens e documentos ficam anexados ao prontuário, o que libera espaço físico e evita perda de informações.
• Segurança e rastreabilidade: sistemas sérios mantêm trilhas de auditoria sobre quem acessou o que, quando e a partir de qual dispositivo.
• Integração com outros módulos: quando o PEP conversa com agenda, faturamento e relatórios, o consultório ganha em previsibilidade e controle.
• Experiência do paciente: em alguns sistemas, é possível compartilhar resumos, documentos ou prescrições de forma digital e organizada, o que aumenta a percepção de cuidado.

3. Critérios essenciais para escolher um PEP

Antes de olhar preço, vale definir quais critérios são inegociáveis para a sua realidade. Alguns pontos que merecem atenção redobrada:

3.1 Segurança, LGPD e validade jurídica

O prontuário contém dados sensíveis. Por isso, verifique se o sistema oferece:

• Armazenamento em nuvem com criptografia em trânsito e em repouso.
• Controle de acesso por usuário, com perfis e permissões configuráveis.
• Assinatura digital com certificação ICP-Brasil para garantir validade jurídica dos registros quando necessário.
• Recursos de trilha de auditoria (quem acessou, alterou ou exportou dados).
• Política clara de backup e recuperação de desastres.

Alguns fornecedores destacam a assinatura digital como parte central do prontuário, o que permite que documentos eletrônicos tenham a mesma validade jurídica de registros em papel quando usados com certificado digital adequado.

3.2 Flexibilidade e campos personalizados

Cada especialidade tem um jeito de raciocinar e registrar a consulta. Por isso, observe se o PEP permite:

• Modelos de anamnese e evolução personalizados por especialidade.
• Criação de campos próprios para escalas, escores ou protocolos.
• Uso de modelos de texto ou “atalhos” para situações que se repetem.
• Configuração de formulários específicos (pré-consulta, retorno, procedimentos).

Isso torna o registro mais rápido e reduz digitação repetitiva, algo muito citado em sistemas de gestão que oferecem prontuários customizáveis com modelos e cálculos próprios.

3.3 Integrações com outros recursos

O prontuário não deveria viver isolado. Ao comparar soluções, veja se o PEP se integra a:

• Agenda on-line e confirmação de consultas.
• Teleconsulta, com registro direto no prontuário.
• Prescrição eletrônica e envio digital de receitas.
• Faturamento TISS, emissão de notas fiscais e relatórios financeiros.
• Ferramentas de análise, gráficos clínicos ou dashboards de gestão.

Sistemas mais completos conectam o registro clínico ao desempenho da clínica, permitindo ver, por exemplo, volume de atendimentos por convênio, taxa de retorno ou adesão a planos de tratamento.

3.4 Suporte, treinamento e migração de dados

Mudar de prontuário ou sair do papel envolve curva de aprendizado. Converse com cada fornecedor sobre:

• Disponibilidade e canais de suporte (chat, e-mail, telefone, horários).
• Materiais de treinamento, vídeos e base de conhecimento.
• Processo de migração de dados caso você venha de outro sistema.
• Estabilidade da empresa e tempo de mercado.

Um bom prontuário não é só o software, mas o time que ajuda você a colocar tudo em pé com o mínimo de fricção.

4. PEP no celular: o que avaliar na experiência mobile

Se você se imagina atendendo com o notebook aberto o tempo inteiro, talvez não perceba o quanto o celular pode ser protagonista na sua rotina. Agora, se sua agenda envolve plantão, atendimento em mais de uma unidade ou deslocamentos frequentes, a experiência mobile do PEP vira prioridade.

Na hora de testar o sistema, avalie:

• Se existe aplicativo dedicado para iOS e Android ou apenas versão web responsiva.
• Velocidade de carregamento do prontuário e dos anexos no 4G/5G.
• Facilidade de digitação no teclado do celular, especialmente em evoluções longas.
• Uso da câmera para anexar imagens diretamente ao prontuário.
• Visualização em linha do tempo que permita rolar o histórico sem se perder.
• Assinaturas e prescrições que funcionem bem na tela menor.
• Sincronização entre o que foi feito no app e o que aparece no desktop.

Alguns sistemas oferecem aplicativos específicos para captura de imagens médicas e inserção direta no prontuário usando o celular, o que diminui o atrito entre o exame à beira leito e o registro definitivo.

5. Exemplos de prontuários eletrônicos conhecidos no Brasil

O objetivo deste tópico não é indicar “o melhor sistema” de forma absoluta, mas mostrar como diferentes soluções organizam o prontuário, quais recursos se destacam e para que tipo de consultório fazem mais sentido.

5.1 iClinic

O iClinic é um software médico em nuvem voltado para clínicas e consultórios que inclui prontuário eletrônico, agenda, gestão financeira e recursos de telemedicina. O prontuário permite personalização de campos, anexos, prescrição eletrônica, assinatura digital e organização das informações em ordem cronológica, o que facilita enxergar toda a linha do tempo do paciente de forma clara.

Para quem busca um ecossistema integrado, com foco em gestão e praticidade no dia a dia da clínica, costuma ser uma referência importante na comparação.

5.2 Shosp

O Shosp também é uma plataforma completa de gestão para clínicas e consultórios, com agenda, prontuário eletrônico, financeiro, faturamento TISS, relatórios e recursos como emissão de nota fiscal e controle de estoque. O prontuário é on-line e personalizável, com formulários específicos por especialidade, gráficos e possibilidade de assinatura digital.

É uma opção interessante para quem já enxerga o consultório como um negócio que precisa de visão gerencial mais profunda, com relatórios de desempenho e integração com outros módulos.

5.3 HiDoctor

O HiDoctor é um dos nomes tradicionais no mercado brasileiro de softwares médicos. Ele oferece prontuário eletrônico, agenda, módulos de relacionamento e a possibilidade de trabalhar localmente com sincronização em nuvem. Entre os recursos, há aplicativos que permitem usar o celular para registrar fotos e anexá-las diretamente ao prontuário do paciente, o que reforça a integração entre o consultório físico e o contexto mobile.

Costuma ser avaliado por quem prefere manter parte do controle de dados em servidores próprios ou combina uso local com acesso remoto.

5.4 Ninsaúde Clinic/Apolo

O Ninsaúde atua com foco em clínicas e redes de saúde, com um sistema em nuvem que integra prontuário eletrônico, atendimento, gestão financeira, faturamento de convênios, engajamento de pacientes e equipe. O prontuário oferece assinatura digital com validade jurídica, modelos personalizáveis e recursos de colaboração, além de integrar teleconsulta, prescrições eletrônicas e envio de documentos.

Para clínicas que precisam de escalabilidade, múltiplas unidades ou maior sofisticação de gestão, costuma ser uma solução considerada.

5.5 ZenFisio

O ZenFisio é muito reconhecido entre fisioterapeutas e profissionais de reabilitação, mas também atende outros tipos de clínicas de saúde. O prontuário eletrônico organiza o histórico em linha do tempo, com registros de atendimentos, avaliações e evoluções, além de permitir marcação de pontos de dor em imagens do corpo, anexos de documentos e gravação de áudios como parte do registro clínico.

É um exemplo de como o prontuário pode equilibrar profundidade clínica com recursos visuais que tornam o acompanhamento de casos crônicos mais intuitivo.

5.6 Outras referências em comparativos recentes

Além dos sistemas citados, comparativos recentes de prontuário eletrônico costumam mencionar outras soluções, incluindo opções com planos gratuitos ou voltadas a nichos específicos. O importante é usar esses rankings como ponto de partida e não como verdade única. O que serve para uma clínica de grande porte pode não ser o ideal para um consultório solo ou para quem tem rotina majoritariamente em plantões.

6. Como testar o prontuário eletrônico na prática

Depois de filtrar algumas opções, chega a etapa mais importante: testar o PEP no seu contexto real. Em vez de apenas assistir a uma demonstração, crie um “roteiro de teste” para usar o sistema por alguns dias.

Algumas ideias:

• Registrar atendimentos de 3 a 5 pacientes reais (ou fictícios) do início ao fim.
• Simular um dia de agenda com encaixes, retornos e cancelamentos.
• Testar a abertura do prontuário no celular durante um intervalo curto entre consultas.
• Anexar imagens, PDFs e resultados de exames para ver como o sistema organiza esses dados.
• Emitir uma prescrição eletrônica e compartilhar com o paciente.
• Exportar um relatório simples e verificar se faz sentido para o seu tipo de decisão.

Ao final, pergunte a si mesmo: o sistema deixa sua cabeça mais leve ou mais carregada? O prontuário eletrônico precisa diminuir fricção, não criar mais camadas de atrito.

7. Qual PEP faz mais sentido para o seu tipo de consultório

Não existe um único “melhor PEP” para todos. O ideal é cruzar os recursos disponíveis com o seu momento de carreira e com o tipo de operação que você administra.

• Consultório solo ou pequeno: priorize sistemas enxutos, com boa experiência mobile, prontuário personalizável, agenda on-line e financeiro simples.
• Clínica multiprofissional: procure soluções que lidem bem com vários profissionais, controle de acesso por perfil, faturamento de convênios e relatórios gerenciais.
• Clínica com foco em telemedicina: avalie a integração entre teleconsulta, prescrição eletrônica, assinatura digital e prontuário em nuvem.
• Franquias ou redes: considere plataformas com módulos de governança, APIs para integração com outros sistemas e suporte mais estratégico.

Lembrando sempre que o prontuário eletrônico deve ser aliado da qualidade assistencial, não apenas um requisito administrativo.

8. Conclusão: prontuário eletrônico como aliado da jornada

Escolher o prontuário eletrônico certo para o seu consultório é uma das decisões mais estratégicas da sua carreira. Ele impacta a forma como você registra cada história, como acessa informações em momentos críticos e como protege os dados de quem confia em você.

Olhar para segurança, LGPD, integrações e suporte é fundamental. Mas, no dia a dia, é a experiência de uso — especialmente no celular — que determina se o sistema realmente acompanha seu ritmo ou se vira mais uma tela para administrar.

Ao testar diferentes PEPs, observe qual deles permite que você esteja mais presente na consulta, com menos preocupação operacional e mais foco em quem importa: o paciente. A tecnologia certa se torna quase invisível. Ela prepara o cenário para que o seu trabalho apareça.

Na bip, acreditamos que tudo o que você usa na rotina, de softwares a scrubs e jalecos, deveria trabalhar a favor da sua performance. O prontuário eletrônico que você escolhe é parte importante dessa equação.